Distribuční seznam je množina kontaktů, která umožňuje opakovaně odesílat stejné zprávy na tuto skupinu. Do distribučního seznamu zařadíte všechny adresáty takových zpráv, seznam vhodně pojmenujete a pod tímto jménem uložíte. Při vytvoření e-mailové zprávy pak již nebudete muset zadávat adresy jednotlivých příjemců, ale vložíte název daného distribučního seznamu a po odeslání bude zpráva doručena všem členům seznamu.
Vytvoření distribučního seznamu zpravidla probíhá na základě jmen a adres, která jsou zadána ve složce Kontakty. Přejděte do nástroje Lidé a na kartě DOMŮ klikněte ve skupině Nový na tlačítko Nová skupina kontaktů.
V dialogovém okně zadáte název distribučního seznamu. Dále je zde tlačítko Přidat členy. Při jeho použití vyberte v rozbalovacím políčku možnost Z kontaktů aplikace Outlook nebo Z adresáře. Dále již vyberte jména (jednotlivě nebo vícenásobně pomocí klávesy Ctrl), která chcete do seznamu zahrnout, a klepněte na tlačítko Členové. Výběr jmen potvrďte klepnutím na tlačítko OK. K zadání případného komentáře přejděte na kartu Poznámky. Pak zbývá práci dokončit pomocí příslušného tlačítka Uložit a zavřít. Od této chvíle bude k dispozici ve složce Kontakty.
Distribuční seznam není uzavřený, můžete s ním dále pracovat, přidávat nová jména či jiná odstraňovat. Postup při přidání nového člena seznamu, jehož adresu máte v adresáři, je následující:
- Ve složce Kontakty vyberte příslušný distribuční seznam a…
