Užitečným pomocníkem při práci ve skupině či týmu může být funkce Outlooku, umožňující plánovat schůzky. Za předpokladu, že všichni členové skupiny či týmu jsou připojeni k počítačové síti, mají instalován Outlook a soustavně s ním pracují (zaznamenávají sem všechny své události), je velmi snadné zorganizovat jejich schůzku.
Není při tom nutné je jednotlivě obtelefonovávat či obcházet a navíc je možné vyhledat pro schůzku termín, kdy nejsou zaneprázdněni jinými aktivitami. Některé možnosti aplikace lze však využívat jen tehdy, je-li používán server Microsoft Exchange (např. sledování informací o volném čase účastníků). Jak to všechno udělat, popíšeme v této kapitole.
NahoruNaplánování nové schůzky
Rozhodnete-li se pro naplánování nové schůzky, nejvhodnější bude pracovat přímo v aplikaci Kalendář. V tomto prostředí vyberte vhodný termín tak, jak vám bude nejlépe vyhovovat z hlediska účelu schůzky a vašeho času.
Po tomto rozhodnutí proveďte volbu Nová schůzka na kartě DOMŮ ve skupině Nový, případně vyvolejte klepnutím pravým tlačítkem myši na ploše kalendáře místní nabídku a zde zvolte příkaz Nová žádost o schůzku. Dáváte-li přednost klávesovým zkratkám, je vám k dispozici kombinace kláves Ctrl+Shift+Q.
Všechny tři postupy vedou ke stejnému výsledku – zobrazí se vám dialogové okno Schůzka, ve kterém je třeba zadat potřebné údaje pro připravovanou schůzku.
Především musíte vyplnit pole Komu. K tomu vám pomůže stejnojmenné tlačítko, které nabídne vaše kontakty. Nezapomeňte vyplnit pole Předmět. Další pole se týkají místa a času konání připravované schůzky. Počítač vloží jako výchozí datum a čas, který jste označili v kalendáři. Při jejich vyplňování můžete s výhodou využít výběru z roletkových seznamů k nim připojených. Lze také naplánovat schůzku jako celodenní.
Dále karta nabízí možnost zařazení do kategorie, nastavení připomenutí a způsobu zobrazení času ve vašem kalendáři. Je zde také pole pro poznámky a komentáře a případně možnost označit schůzku za soukromou.
Po kliknutí na tlačítko Plánování ve skupině Zobrazit na kartě SCHŮZKA (případně ZVLÁŠTNÍ UDÁLOST S POZVÁNÍM) uvidíte zobrazen kalendář s výchozím termínem schůzky, vyznačeným barevnými čarami (ty lze standardně uchopit a přesouvat tažením myší dle potřeby). V poli Všichni účastníci bude nejprve zobrazeno jen vaše jméno (pokud jste již nevyplnili pole Komu). Prostřednictvím tlačítka Přidat další můžete seznam doplnit o další účastníky z kontaktů.
U každého účastníka se zobrazí dvě ikony – zaškrtávací pole Odeslat schůzku účastníkovi (odeslání lze zrušit kliknutím do zaškrtávacího pole). Druhá ikonka informuje o statutu účastníka – zda se jedná o organizátora schůzky (to jste v daném případě vy), povinného účastníka, nepovinného účastníka, případně o požadavek na zdroje – místnost nebo zařízení (lze nastavit kliknutím na ikonku).
Tlačítko Možnosti nabídne volby pro nastavení zobrazení kalendáře a také pro aktualizaci údajů o volném čase účastníků.
V kalendáři se v řádcích u jmen jednotlivých účastníků budou zobrazovat údaje o událostech z jejich kalendáře (pokud, jak již bylo v úvodu zdůrazněno, používají Exchange Server a tyto aktivity důsledně zaznamenávají do svých kalendářů). Způsob zobrazení je naznačen v dolní části karty. Díky tomu je možné získat rychle přehled o tom, zda je vámi zvolený termín schůzky pro její účastníky vhodný, případně jej přizpůsobit volnému času účastníků. K tomu je možné využít tlačítka Další automatický termín, které vám vyhledá nejbližší termín, kdy mají všichni účastníci volno, podle dvojité šipky buď dopředu, nebo zpět.
Na obou kartách máte na kartě SCHŮZKA (případně ZVLÁŠTNÍ UDÁLOST S…
