Ne vždy je možné zprávu ihned odeslat. Například píšete dlouhý report o výsledcích firmy za poslední období, ale zjistíte, že potřebujete nějaká data, která musí být ve zprávě uvedená. Nebudete přece kvůli tomu mazat celou zprávu. Dalším příkladem může být zpráva, kterou bez obměn posíláte denně několikrát. Proč takovou zprávu neustále sepisovat, když je možné ji uložit jako koncept?
Při psaní zprávy můžete kdykoliv stisknout na panelu nástrojů Rychlý přístup rozepsané zprávy (v levém horním roku okna rozepsané zprávy) tlačítko s ikonou diskety. Toto tlačítko je z programů balíku Office a obecně z prostředí Windows známé jako tlačítko pro uložení souboru. V Outlooku provede vlastně to samé. Rozepsaný e-mail uloží. Totéž je možné provést v menu SOUBOR – Uložit (v nabídce okna rozepsané zprávy nikoliv okna celého programu).
Po stisknutí tohoto tlačítka se na první pohled nic nestane. Zpráva je dále rozepsaná a ani vás neupozorní žádné dialogové okno na skutečnost, že „něco“ bylo uloženo. Avšak pokud se podíváte do seznamu složek, konkrétně na složku Koncepty, uvidíte, že je za ním v hranatých závorkách zobrazeno modře číslo, které znamená, že složka obsahuje nové, nepřečtené zprávy – v tomto případě pravděpodobně tuto jednu právě…
