dnes je 7.7.2022

Input:

Outlook 2016: Organizace doručené pošty

28.7.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Přes pronikání sociálních sítí i do firemního prostředí zůstává e-mail základním nástrojem elektronické komunikace. Některé e-mailové zprávy jsou velmi důležité a vyžadují od nás reakci, často i rychlou. Jiné zprávy si stačí jen přečíst a řada dalších, nevyžádaných, nás vysloveně obtěžuje. Nemáme-li v záplavě nedůležitých zpráv ztratit ty důležité, tak je dobré vytvořit si nějaký systém zpracování doručené pošty a důsledně ho dodržovat.

Popíšeme si tři možné postupy. Všechny předpokládají, že zprávy ihned po přijetí roztřídíme do dvou skupin – na ty, které vyžaduji naši reakci a bude tedy potřeba se k nim vrátit a na ty, které si stačí jen přečíst a více jim již pozornost věnovat nemusíme.

Označování zpráv příznakem

Asi nejpoužívanější metodou je označování důležitých zpráv příznakem pro zpracování. Postupně projdeme všechny nově příchozí zprávy a u těch důležitých klikneme na vlaječku, která se objeví po najetí na zprávu.

Přestože jsou takto označené zprávy v Doručené poště dobře viditelné, tak s množstvím dalších příchozích zprávy padají níže a hrozí, že na ně zapomeneme. Proto v seznamu složek klikneme pravým tlačítkem myši na možnost Složky výsledků hledání a zvolíme volbu Nová složka výsledků hledání.

Označíme možnost Pošta označená příznakem pro zpracování a okno potvrdíme.

V nově vytvořené virtuální složce s názvem Pro zpracování, ve skutečnosti vlastně v uloženém filtru, se budou zobrazovat všechny zprávy s příznakem. V hranaté závorce za názvem složky vidíme jejich celkový počet, bez ohledu na to, zdali jsou přečtené nebo ne.

Další možností, jak zobrazit všechny zprávy označené příznakem, je zobrazení Panelu úkolů. Na kartě Zobrazení klikneme ve skupině Rozložení na tlačítko Panel úkolů a povolíme možnost Úkoly.

V postranním panelu se zprávy označené příznakem zobrazí spolu s klasickými úkoly.

Když zprávu vyřídíme, tak znovu klikneme na její vlaječku. Zpráva bude označená jako splněná a zmizí jak ze složky Pro zpracování, tak z Panelu úkolů.

Přesouvání zpráv do

Nahrávám...
Nahrávám...