Provádíme-li v Outlooku s e-mailovými zprávami opakovaně tytéž operace či dokonce série operací, tak si je můžeme uložit jako tzv. rychlé kroky. Provedení operace se pak stane otázkou jednoho kliknutí myší. Rychlé kroky se trochu podobají makrům, ale jejich vytvoření je uživatelsky mnohem přívětivější.
Skupina Rychlé kroky
Na kartě Domů najdeme skupinu s názvem Rychlé kroky.
Rozbalíme-li seznam v této skupině, tak se dostaneme ke galerii předpřipravených kroků, k nabídce Nový rychlý krok a k příkazům Vytvořit nový a Spravovat rychlé kroky.
Příkaz Vlastní v nabídce Nový rychlý krok zobrazí stejnou nabídku jako příkaz Vytvořit nový. Příkaz Spravovat rychlé kroky pak lze nahradit kliknutím na šipku v pravém dolním rohu skupiny Rychlé kroky. Existují přitom dvě nabídky pro vytvoření nového rychlého kroku – zjednodušená nabídka se zobrazí po kliknutí na jeden z předpřipravených kroků a rozšířená pak po kliknutí na příkaz Vytvořit nový nebo příkaz Vlastní v nabídce Nový rychlý krok. Ze zjednodušené nabídky se lze dostat do rozšířené nabídky kliknutím na tlačítko Možnosti.
Nabídky pro vytváření rychlých kroků jsou tedy poněkud spletitě propojeny, ale jejich samotné použití až tak složité není. Ukažme si to na dvou příkladech.
Přesouvání do složky
Řekněme, že potřebujeme často přesouvat e-mailové zprávy do předem připravených složek. Rozbalíme seznam ve skupině Rychlé kroky a zvolíme předpřipravenou možnost Přesunout do ? anebo zadáme příkaz Nový rychlý krok > Přesunout do složky.
Zapíšeme název rychlého kroku a na řádku se zaškrtnutou volbou Přesunout do složky zvolíme pomocí rozbalovacího tlačítka složku, do které se má přesouvat. Všimněme si, že je navíc řečeno, že se má zpráva i označit jako přečtená.
V rozšířené nabídce, která se zobrazí po kliknutí na tlačítko Možnosti, ještě můžeme přiřadit ke kroku klávesovou zkratku (ve tvaru Ctrl+Shift+číslo).
Přeposlat a odstranit
Řekněme, že spravujeme společnou e-mailovou schránku, ze které přeposíláme zprávy několika dalším uživatelům. Problém vyřešíme vytvořením rychlého kroku, který zprávu přepošle a následně ji ještě odstraní. Takováto série kroků není předpřipravená, a tak si ji vytvoříme sami. Rozbalíme seznam ve skupině Rychlé kroky, zadáme příkaz Vytvořit nový a zapíšeme název kroku.
Ze seznamu Zvolte akci kroku vybereme možnost Přeposlat.
Do řádku Komu zapíšeme e-mailovou adresu uživatele, kterému budeme zprávy přeposílat. Znovu klikneme na tlačítko Přidat akci a ze seznamu akcí zvolíme možnost Odstranit zprávu. Naposledy klikneme na tlačítko Přidat akci a ještě vybereme možnost Označit jako přečtené.
Obdobně vytvoříme rychlé kroky pro všechny uživatele, kterým potřebujeme přeposílat zprávy.
Použití rychlého kroku
Použití rychlého kroku je velmi jednoduché – označíme zprávu, u které chceme rychlý krok použít, a buď na něj klikneme v galerii ve skupině Rychlé kroky anebo stiskneme k němu přiřazenou klávesovou zkratku.
Správa rychlých kroků
Po zadání příkazu Spravovat rychlé kroky (anebo po kliknutí na šipku v pravém dolním rohu skupiny Rychlé kroky) se zobrazí seznam vytvořených rychlých kroků. Označený rychlý krok můžeme dát upravit (tlačítkem Upravit), vytvořit jeho kopii (tlačítkem Duplikovat) anebo ho smazat (tlačítkem Odstranit). Pomocí šipek nahoru a dolů v levém dolním rohu okna pak můžeme měnit pořadí rychlých kroků v galerii ve skupině Rychlé kroky. Když nejpoužívanější kroky přesuneme nahoru, tak pak kvůli jejich použití ani nebudeme muset rozbalovat galerii. Tlačítkem Obnovit výchozí dojde k obnovení původního stavu seznamu rychlých kroků. Pozor – dojde tím ke smazání všech námi vytvořených kroků.