Principy zpracování hromadné korespondence již známe, nyní se zaměříme na možnosti propojení hromadné korespondence s různými typy souborů, které obsahují adresy.
Pro hromadnou korespondenci budeme pravděpodobně často využívat adresy, které jsou již zaznamenány v ekonomickém systému firmy nebo v účetním programu. Z těchto systémů lze zpravidla údaje exportovat do různých souborů, se kterými může potom hromadná korespondence ve Wordu spolupracovat.
Častou možností je export firemního adresáře do textového formátu. Některé účetní a ekonomické systémy podporují také export přímo do souboru ve formátu programu Excel. Tyto formáty souborů pak můžeme snadno využít jako datové zdroje pro hromadnou korespondenci.
Nejprve použijeme ikonu Spustit hromadnou korespondenci a z její nabídky vybereme, jaký typ hromadné korespondence budeme zpracovávat (dopisy, obálky, štítky…).
Potom použijeme ikonu Vybrat příjemce, z její nabídky potvrdíme příkaz Použít existující seznam.
Jako první použijeme soubor adresy.xls ve formátu Excel, který jsme si umístili dejme tomu do složky Dokumenty – Adresy na našem pevném disku. Soubor nalistujeme pomocí dialogového okna:
Zobrazí se další dialogové okno, zde označíme, na kterém listě jsou umístěny adresy:
V dokumentu si připravíme nyní slučovací pole pro adresu – použijeme a umístíme zde postupně položky z nabídky ikony Vložit slučovací pole:
Pokud potřebujeme z adresáře vybrat jenom určitý okruh adres, můžeme nyní použít ikonu Upravit seznam příjemců. Zobrazí se dialogové okno:
Zvolený zdroj dat (adresy.xls) zde můžeme upravit pomocí zaškrtávacích polí přímo v seznamu adres. Pokud okruh vyhovuje určité podmínce – např. adresáti jsou pouze z Prahy – použijeme tlačítko Filtr. Tím zobrazíme další dialogové okno, ve kterém nastavíme podmínky výběru adres:
(V tomto dialogovém okně jsme jako příklad nastavili dvě podmínky pro PSČ tak, aby se…
