Zvláště v případech, kdy se počítá s oběhem dokumentu ve firmě, je vhodné využít některé specifické možnosti – např. doplnění vlastností dokumentu, jeho zaheslování apod.
V nabídce tlačítka MS Office najdeme příkaz Připravit, který nám poskytuje nástroje:
Příkaz Vlastnosti umožňuje připojit k dokumentu upřesňující informace, které později mohou posloužit ke snazšímu vyhledání dokumentu.
Po potvrzení příkazu se zobrazí v horní části okna pole, do kterých můžeme zapisovat příslušné informace (autor, název, předmět, klíčová slova…atd.).:
Stisknutím tlačítka Vlastnosti dokumentu – Upřesnit vlastnosti zobrazíme dialogové okno, které obsahuje komplexní informace o dokumentu:
Záložka Obecné obsahuje informace vytvořené operačním systémem (typ dokumentu, umístění, datum vytvoření, změny apod.), záložka Souhrnné informace umožní zadání upřesňujících informací, záložka Statistické údaje zobrazuje informace o rozsahu dokumentu (počet stránek, odstavců, slov, znaků). Záložka Obsah znázorňuje obsah dokumentu (název, nadpisy), záložka Vlastní umožňuje zadání dalších upřesňujících informací.
Informace zadané prostřednictvím dialogového okna Vlastnosti jsou viditelné i v Průzkumníku Windows. Na ikoně souboru stiskneme pravé tlačítko myši a z místní nabídky potvrdíme příkaz Vlastnosti. Dialogové okno se zobrazí v této podobě:
To může posloužit, abychom si ověřili, zda skutečně otvíráme správný soubor.
Vrátíme se k úvodnímu obrázku – tj. nabídka tlačítka MS Office – příkaz Připravit. Potvrzením příkazu Kontrolovat metadata můžeme prověřit, zda soubor neobsahuje skryté údaje, které by…
