dnes je 7.7.2022

Input:

Word 2013: Hromadná korespondence – 5. část

15.7.2015, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Kromě polí ze seznamu údajů je možné do hlavního dokumentu vkládat také speciální pole, která například umožňují zobrazení doplňkového textu, jež se při slučování hlavního dokumentu se seznamem může měnit. Použití polí vám umožní výrazně rozšířit možnosti hromadné korespondence.

Pro příklady, uváděné v této kapitole, budete potřebovat databázi hromadna_korespondence_V_adresar.mdb.

Vložení pole do hlavního dokumentu

Pro vložení pole do hlavního dokumentu použijte tento postup:

  1. Postavte kurzor na potřebné místo v dokumentu.
  2. Na kartě KORESPONDENCE klepněte ve skupině Zapsat a vložit pole na tlačítko Pravidla a z nabídky vyberte název pole.
  3. V zobrazeném okně vyplňte potřebné údaje a klepněte na tlačítko OK.

Pole Vyplnit

Pole Vyplnit vkládá do hlavního dokumentu doplňkový text. Před sloučením do hlavního dokumentu nebo na tiskárnu se zobrazí výzva, do které vyplníte potřebný text, který se ve sloučeném dokumentu vloží na místě pole.

  • Dotaz je text výzvy pro vložení textu, který se zobrazí před slučováním.
  • Do položky Výchozí text můžete zapsat výchozí variantu doplňkového textu.
  • Jestliže se má použít stejný doplňkový text u všech slučovaných položek ze seznamu, označte volbu Dotaz jen jednou. Pokud volbu neoznačíte, pro každou slučovanou položku se zobrazí nová výzva.

Do zobrazené výzvy, popř. do položky Výchozí text můžete zapsat i několik řádků textu, ukončených klávesou Enter.

Pole Pokud...pak...jinak…

Toto pole umožňuje vkládat do slučovaného dokumentu dvě varianty doplňkového textu. Výběr varianty se provádí pomocí nastavené podmínky.

  • V seznamu Název pole vyberte pole pro vyhodnocení podmínky.
  • V seznamu Porovnání nastavte způsob porovnání.
  • Do položky Porovnat s zapište potřebnou hodnotu.
  • Do položky Vložit tento text napište variantu textu, která se použije při splnění podmínky.
  • Do položky Jinak vložit tento text napište variantu textu, který se použije při nesplnění podmínky.

Obě varianty textu mohou obsahovat několik řádků, ukončených klávesou Enter.

Přechod na další položku seznamu

Do hlavního dokumentu můžete vložit tři pole, která ovlivňují přechod mezi položkami v seznamu.

Pole Další záznam provádí přesun na další položku v seznamu v rámci jedné stránky slučovaného dokumentu (při přechodu na další stránku se posuv provede automaticky). Umožňuje tedy vytisknout několik položek ze seznamu na jedné slučované stránce. Používá se zejména při tvorbě štítků. Můžete je však vložit i do hlavního dokumentu typu „dopis“.

Jestliže do hlavního dokumentu typu „dopis“ vložíte dvě stejná pole a mezi tím pole Další záznam, pořadí položek se nezobrazí přesně. Sloučení se však provede správně.

Pole Přeskočit záznam pokud funguje následovně: při jeho vložení do hlavního dokumentu vytvořte potřebnou podmínku. Jestliže je podmínka splněna, položka v seznamu se přeskočí a sloučení se pro tuto položku neprovede. Podmínku vytvořte v zobrazeném okně stejným způsobem, jako u pole Pokud...pak...jinak… U pole Přeskočit záznam pokud se vytvořená podmínka uplatní až při

Nahrávám...
Nahrávám...