Po delším používání složky Doručená pošta pro příchozí e-maily zjistíte, že v ní máte takové množství e-mailů, že se v nich ztrácíte a trvá vám poměrně dlouho pracně v ní něco nalézt. A to, i když je řadíte abecedně, podle data nebo velikosti.
V tomto případě je vhodné si v e-mailu udělat jakousi strukturu složek pro vaše e-maily, obdobnou složkám v Průzkumníku Windows. Slovo složka již znáte z běžného uspořádání souborů na počítači. Pomáhá vám dělat pořádek při ukládání různých dokumentů. Podobnou funkci má také složka v programu Outlook 2013. Prostě si ji představte jako zásuvku nebo šanon, do kterého ukládáte roztříděnou poštu podle adresátů, firem, projektů atd.
NahoruVytvoření nové složky
Vytvoříte si ve složce Doručená pošta dvě podsložky: „Přečtené“ (kam si budete přesouvat přečtené a vyřízené e-maily) a „Potvrzení“, kam si budete ukládat e-maily pro potvrzování.
Systém práce s e-mailem potom bude takový, že jakýkoliv e-mail, který přijde a který vyřídíte, hned přesunete do složky „Přečtené“ a e-maily, ve kterých požadujete potvrzení, do složky „Potvrzení“.
Ostatní e-maily zůstanou v Doručené poště.
Označte si složku Doručená pošta a následně klikněte na kartě SLOŽKA ve skupině Nové na tlačítko Nová složka.
Případně můžete pravým tlačítkem myši kliknout na složku Doručená pošta a zvolit příkaz Nová složka.
V prvním případě se zobrazí dialogové okno, ve kterém nejprve zkontrolujete označené umístění složky a následně do pole Název zapíšete název nové složky (v našem případě „Potvrzení“) a potvrdíte OK. Nová složka je vytvořena:
Do této nově vytvořené složky již můžete přesouvat zprávy, které do ní přísluší.
NahoruPřesun zpráv do složek
Přesun zpráv do složek lze nastavit automaticky pomocí automatického přesouvání pošty od určitých uživatelů nebo jiných kritérií anebo ručně pomocí myši. Tímto druhým způsobem stačí danou zprávu označit a se stisknutým…
