Při využívání Outlooku 2013 ve firmách je častým jevem, že jsou opakovaně rozesílány stejné nebo velmi podobné zprávy mnoha příjemcům. Typickým příkladem mohou být průvodní dopisy k rozesílání obchodních nabídek, ceníků a jiných materiálů. Podobně tomu může být při distribuci novoročních či jiných přání a pozdravů. V takových případech je výhodné tuto činnost racionalizovat použitím šablon zpráv.
Máte možnost vytvořit si libovolný počet vlastních šablon pro každý druh zprávy. V některých případech je výhodné vytvořit si také šablonu jen s adresami příjemců Vaší korespondence.
NahoruVytvoření šablony zprávy
Šablonu zprávy v Outlook 2013 můžete vytvořit dvěma způsoby – buďto na základě již existujícího e-mailu (došlého či odeslaného), nebo vytvořením nové zprávy. V obou případech po optimálním nastavení takovou zprávu poté uložíte jako šablonu. Při tomto uložení bude obsah šablony shodný s výchozí zprávou – bude obsahovat údaje jejího záhlaví (příjemce, odesilatele, další příznaky), obsah zprávy a ostatní nastavení. Bude obsahovat dokonce i případné přílohy, které s ní chcete rozesílat.
Nezaměňujte prosím tuto problematiku vytvoření uživatelské šablony konkrétní zprávy s nastavením výchozí šablony pro zprávy (příkaz SOUBOR – Možnosti, záložka Pošta, tlačítko Šablony e-mailů a písma).
Osobní šablona, nastavená tímto způsobem, bude poté výchozí šablonou pro každou vaši zprávu a bude obsahovat formáty, nikoliv obsahové údaje.
Postup pro vytvoření šablony zprávy je téměř shodný pro oba případy – použití již existující zprávy nebo vytvoření nové zprávy jako šablony. Liší se ale v prvním kroku. Existující zprávu prostě vyhledáte a otevřete (případně provedete nezbytné úpravy), novou zprávu nejprve vytvoříte standardním…
