dnes je 7.7.2022

Input:

Outlook 2013: Vytváření filtrů a pravidel pro zprávy

13.5.2015, , Zdroj: Verlag Dashöfer

S rostoucím počtem zpráv ve vašich složkách bude narůstat i potřeba rychle a efektivně s nimi pracovat. K tomu vám mohou v Outlooku 2013 dopomoci filtry a pravidla pro práci se zprávami.

Funkce filtrů je zřejmá z názvu – tedy zpracování jen těch zpráv, jež splňují podmínky nastavené ve filtru. Může jít o jejich různé zobrazení, nebo například blokování. Pravidla pak umožňují automaticky přesunout zprávy do určených složek, rozlišovat jejich příznaky, automaticky na zprávy odpovídat nebo je přeposílat dále.

Vytváření filtrů

Příkladem použití filtru je nastavení zobrazení určitého typu zpráv ve složce. Takový filtr zobrazení v aktuální složce nastavíte kliknutím na tlačítko Nastavení zobrazení ve skupině Aktuální zobrazení na kartě ZOBRAZENÍ. Tím se vám zobrazí okno Upřesnit nastavení zobrazení. V něm klepněte na tlačítko Filtr.

Ve stejnojmenném okně se čtyřmi kartami přejděte na kartu Zprávy a podle potřeby vyplňte jednotlivá pole. Můžete filtrovat pomocí určitého slova nebo fráze, které zapíšete do pole Hledat slova. V poli Kde definujete, v jaké části zprávy mají být zadaná slova hledána. Můžete také vyplnit pole Odesilatel, případně Příjemce, nebo po zaškrtnutí políčka Kde jsem vybrat z jeho seznamu, kde je uvedena vaše adresa. V poli Určení času pak lze stanovit časový rámec pro určitou vlastnost zprávy (např. přijato za posledních 7 dní).

Po nastavení všech parametrů a potvrzení tlačítkem OK budou v aktuální složce zobrazeny pouze zprávy, splňující podmínky nastavené ve filtru, ostatní zprávy budou skryty. Na levém okraji stavového řádku bude uvedeno Byl použit filtr.

Filtr zobrazení můžete ze složky odstranit po zadání volby Nastavení zobrazení na kartě ZOBRAZENÍ, v zobrazeném okně klepnout na tlačítko Filtr a ve stejnojmenném okně na tlačítko Vymazat vše.

Vytváření pravidel pro zprávy

Kromě filtrů můžete pro práci se zprávami využívat také pravidel, která si definujete podle potřeby. Pravidla se týkají práce se zprávami, které přicházejí do složky Doručená pošta, nebo které odesíláte. Podle akce, kterou pravidla ovládají, se dají dělit na pravidla oznámení a uspořádání. O došlé zprávě může být například zasláno oznámení na mobilní telefon, doručenou poštu můžete jejich pomocí rovnou třídit do příslušných složek, označovat barevně, automaticky na zprávy odpovídat a tak dále.

Vytvoření nového pravidla popíšeme na příkladu pravidla pro přesunutí zprávy od určitého odesílatele do příslušné složky.

Nejprve zadejte na kartě DOMŮ ve skupině Přesunout volbu PravidlaSpravovat pravidla a upozornění. Ve stejnojmenném okně Pravidla a upozornění přejděte na kartu Pravidla e-mailu.

Klepněte na tlačítko Nové pravidlo. Spustí se Průvodce pravidly.

V poli Krok 1: Vyberte šablonu vyberte příkaz Přesunout zprávy od uživatele do složky. V poli Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na odkaz od: osoby nebo veřejná skupina. Po klepnutí na něj se

Nahrávám...
Nahrávám...