Pokud chcete odpovědně vytvářet projekty, budete vždy vycházet z dílčích informací, které budete postupně skládat do sebe.
V Projectu 2013 neuvidíte tyto dílčí informace v jedné rovině, ale v tzv. pohledech neboli zobrazeních, které si vyvoláte tlačítky na kartě ZOBRAZENÍ.
Pro ukázku jednotlivých etap vývoje projektu si otevřete soubor Project2013_stehovani.mpp, kde si všechny zde popisované informace můžete prohlédnout.
NahoruZaložení projektu
Založíte si nový prázdný projekt s datem zahájení nebo dokončení projektu.
Zde si ujasněte, jak chcete projekt časově plánovat:
- od začátku – například je třeba vytvořit projekt na stavbu nové výrobní haly s tím, že stavbu zahájíte 1. dubna 2015 – tedy vycházíte z data zahájení projektu,
- od konce – například vytváříte projekt na přeložení nové výrobní linky s tím, že výroba musí být zahájena k datu 1. července 2015 – tedy vycházíte z data ukončení projektu.
V programu Project naleznete uvedené nastavení po kliknutí na tlačítko Informace o projektu na kartě PROJEKT ve skupině Vlastnosti.
Pokud byste již částečně hotový projekt zde nyní chtěli změnit na plánování od konce, zvolte: Plánovat od: Datum dokončení projektu a zadejte požadované konečné datum. Projekt se automaticky přepočítá.
NahoruVytvoření seznamu úkolů
Nyní si vytvoříte seznam všech dílčích činností založeného projektu. To znamená podrobné sepsání všeho, co potřebujete v rámci projektu udělat. U jednotlivých úkolů nastavte jejich předpokládanou délku trvání, případně práci (člověkohodiny).
Následně si jednotlivé činnosti/úkoly seskupíte do dílčích částí celého projektu – tzv. souhrnných úkolů. Dostanete tak seznam všech úkolů projektu rozdělený do několika částí. Tyto části si lze představit jako jednotlivé fáze projektu (např. přípravná část, stavební část, dokončovací část, …).
Nyní si jednotlivé úkoly provážete vazbami, které představují pořadí jejich provádění. Těmto vazbám se říká závislosti úkolů. Je nutno je nastavit tak, aby předvídaly možné změny při další práci na projektu, aniž by ponechaly nelogičnost tímto změněných navazujících činností.
Uvedené vazby je možno doplnit prodlevami mezi jednotlivými závislostmi (zpožděním nebo předstihem).
Tím vytvoříte kompletní časový harmonogram, který můžete doplnit vytvořením kritické cesty projektu.
V programu Project naleznete uvedený pohled s hlavními informacemi o úkolech v zobrazení s názvem Ganttův diagram.
NahoruVytvoření seznamu zdrojů
Nyní si vytvoříte kompletní seznam zdrojů, které máte pro projekt k dispozici. To znamená vše, co můžete jako zdroj použít na uskutečnění jednotlivých činností projektu:
Materiálové zdroje: nemají kalendáře a nejsou tedy závislé na čase. K dispozici vždy máte jejich neomezený počet (kolik jich koupíte, tolik jich spotřebujete). Například cihly, papíry do tiskárny, spotřeba energie.
Pracovní zdroje: všechny zdroje, u kterých se přihlíží k jejich vytížení podle kalendáře – tj. časových možností zdroje. Žádný zdroj (pokud jich nemáme k dispozici víc než 100 % – tj. víc než jeden), nemůže pracovat více než 24 hodin denně. Tyto zdroje mohou být živé (pracovníci, externisté – ať již popsány pracovním zařazením nebo konkrétním jménem) nebo neživé (stroje a zařízení – které můžeme využívat nepřetržitě bez ohledu na pracovní dobu – samozřejmě do maximální možné doby, tj. 24 hodin denně). Speciálním případem těchto pracovních zdrojů mohou být subdodavatelé, kteří jsou definováni pouze kalendářem, představující možný čas uskutečňování práce na projektu (například otevírací doba vrátnice, kdy mohou být vpuštěni do areálu).
Nákladové zdroje: tyto zdroje nám definují náklady na příslušnou činnost bez ohledu na zdroje, které je uskutečňují a není možné je přiřadit ani materiálovým ani pracovním zdrojům. Jedná se například o letenky, nájem prostor, správní poplatky, …
Uvedené zdroje je vhodné rozdělit do skupin pro pozdější analýzy činností a nákladů jednotlivých skupin. Například skupina Subdodavatelé, Administrativa, IT, Obchod, …
U pracovních zdrojů je nezbytné dále definovat tzv. pracovní kalendáře, které jsou vytvořeny jako společné kalendáře pro celé skupiny zdrojů, abychom nemuseli společnou pracovní dobu, státní svátky a celozávodní dovolenou definovat u každého zdroje zvlášť. Pro zdroje typu stroje a zařízení, které pracují nonstop, je zde určen speciální pracovní kalendář, který definuje práci 24…
