dnes je 25.2.2020

Input:

Společná práce v Excelu I

11.2.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Ve firemním prostředí velmi často nastává potřeba sdílení excelovského sešitu mezi více uživateli. Obvyklým řešením je umístění sešitu na síťový disk. Snadno tak zajistíme dostupnost sešitu všem kolegům, ale s jedním zásadním omezením – v jednu chvíli může mít takový sešit otevřený jen jeden uživatel.

Excel sice již dlouhou dobu nabízí nástroj pro sdílení umožňující i v případě umístění sešitu na běžný síťový disk současnou práci více uživatelů najednou, ale tento nástroj má řadu omezení a rizik, která mohou vést až ke ztrátě dat, a sám Microsoft od něho již dává ruce pryč. Místo něj propaguje mnohem modernější cloudový nástroj pro společnou práci s obdobnými možnostmi, jaké nabízejí např. známé Dokumenty Google. V praxi to pak vypadá tak, že si více uživatelů najednou otevře stejný sešit, všichni v něm bez omezení pracují a v řádu sekund vidí změny, které provedli ostatní.

Požadavky na funkčnost nástroje

Chceme-li popsaný nástroj používat, tak musíme současně splnit několik podmínek:

  • uložit sešit v některém z novějších formátů sešitu (např. XLSX či XLSM), starší formát XLS není podporován,
  • uložit sešit na některém z cloudových úložišť Microsoftu (tedy na OneDrive, OneDrive pro firmy nebo na SharePoint Online),
  • otevírat sešit ve vhodné verzi Office.

Co se týče verze Office, tak pro plnohodnotnou práci je vyžadována nejnovější verze klasického desktopového Microsoft Office pořízeného jako předplatné – tedy Office 365. Microsoft Office pořízený formou trvalé licence podporován není, ani kdyby se jednalo např. o nejnovější Office 2019. S jistými omezeními je dále společná práce podporována např. i ve verzích Office Online, Office pro Android a Office Mobile.

Nasdílení sešitu

Dále budeme předpokládat práci v klasickém desktopovém Excelu z Office 365 ve spojení s úložištěm OneDrive. Máme vytvořený sešit, u kterého chceme zajistit, aby s ním mohlo pracovat více uživatelů současně.

Aby to bylo možné, tak musíme sešit nejdříve uložit na vhodné cloudové úložiště, např. tedy na OneDrive. Pokud jsme k OneDrive přihlášeni, tak to můžeme provést např. klasickou nabídkou Soubor > Uložit jako.

Samotným umístěním sešitu na OneDrive jsme zajistili, že k němu budeme my sami mít přístup ze všech svých zařízení. Pokud chceme zajistit přístup i jiným uživatelům, tak musíme sešit ještě i nasdílet. Nejrychleji to provedeme kliknutím na tlačítko Sdílet na pravé straně pásu karet.

Ponecháme výchozí možnost Kdokoli s odkazem má oprávnění k úpravám, zapíšeme e-mailovou adresu uživatele či více uživatelů, se kterými chceme spolupracovat, a pošleme jim odkaz na sešit. Máme k dispozici tři způsoby zaslání odkazu:

  • kliknutím na tlačítko Poslat se zašle automaticky generovaná e-mailová zpráva s odkazem,
  • kliknutím na tlačítko Kopírovat odkaz se odkaz pouze zkopíruje do schránky – libovolným vhodným způsobem ho pak můžeme předat uživatelům,
  • kliknutím na tlačítko Outlook se v Outlooku vygeneruje