Jak jsme si říkali v první části tohoto článku, tak předpokladem společné práce více uživatelů na jednom excelovském sešitu je jeho umístění do cloudového úložiště Microsoftu – nejčastěji na OneDrive. Při uložení na OneDrive se nutně potkáme se dvěma funkcemi, které společnou práci do značné míry ovlivňují – s automatickým ukládáním a s historií verzí.
NahoruAutomatické ukládání
Změny provedené v sešitu uloženém na OneDrive – ať už s ním pracuje jediný uživatel anebo více uživatelů současně, se standardně automaticky ukládají, pokud tuto funkci nevypneme. Provedeme-li nějakou změnu, tak můžeme v titulkovém pruhu v horní části okna sledovat, že se sešit ihned začne ukládat…
![](/images/onlibpc/20_03excel_spolecna_prace_01.png)
… až nakonec dostaneme informaci o tom, že je uložen.
![](/images/onlibpc/20_03excel_spolecna_prace_02.png)
Zapnuté automatické ukládání je předpokladem plnohodnotné společné práce. Když ho totiž vypneme, tak se o změnách, které jsme provedli, mohou ostatní uživatelé dozvědět až poté, co sešit ručně uložíme, a celý proces tak značně ztrácí na interaktivnosti. Pokud je automatické ukládání zapnuté, tak ruční ukládání vůbec nemusíme provádět – ostatně i v nabídce Soubor v takovém případě vůbec nenajdeme běžný příkaz Uložit (nachází se zde pouze příkaz Uložit kopii). Uložení nemusíme provádět dokonce ani při zavření sešitu.
![](/images/onlibpc/20_03excel_spolecna_prace_03.png)
NahoruRizika automatického ukládání
Automatické ukládání je bezesporu užitečný nástroj, ale přesto dovede v některých situacích způsobit více škody než užitku. Např. otevřeme sešit a provedeme nechtěně úpravy, kterými si data v sešitu poškodíme. Bez automatického ukládání bychom sešit prostě jen zavřeli a dali změny neuložit. S automatickým ukládáním to provést nemůžeme, protože se změny ukládali průběžně (záchranou by v podobné situaci mohla být historie verzí – viz dále).
Proto je někdy vhodné si automatické ukládání vypnout, a to i v režimu společné práce, ve které bychom mohli změnami s nejistými výsledky své kolegy zmást. K zapnutí/vypnutí automatického ukládání slouží přepínač s názvem Automatické ukládání, který najdeme na panelu nástrojů Rychlý přístup. Pokud by nebyl zobrazen, tak stačí kliknout na šipku na pravé straně tohoto panelu a vybrat ho ze seznamu.
![](/images/onlibpc/20_03excel_spolecna_prace_04.png)
Pokud bychom chtěli zapnout automatické ukládání u lokálně uloženého sešitu, tak budeme informováni o tom, že ho nejdříve musíme nahrát na OneDrive.
![](/images/onlibpc/20_03excel_spolecna_prace_05.png)
Obvyklý postup při provádění riskantnějších operací je takový, že automatické ukládání vypneme, následně provedeme změny a pak se rozhodneme je buď zahodit (zavřením a neuložením), uložit do kopie sešitu (příkazem Soubor > Uložit kopii) anebo je uložit do původního sešitu (příkazem Soubor > Uložit, kliknutím na tlačítko Uložit anebo zapnutím automatického ukládání). Pokud bychom chtěli mít stoprocentní jistotu, že si originální sešit nezměníme, tak je samozřejmě nejvhodnější rovnou pracovat s jeho kopií.
Excel si u každého sešitu pamatuje poslední stav přepínače – změna režimu ukládání v jednom sešitu tedy…