dnes je 10.12.2022

Input:

Word 2013: Hromadná korespondence – 3. část

8.7.2015, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Kromě propojení hlavního dokumentu hromadné korespondence na databázi Accessu můžete využít i jiné typy zdrojů dat. Je také možné vytvořit si zdroj vlastní a průběžně jej upravovat.

Pro příklad v této kapitole budete potřebovat sešit Excelu hromadna_korespondence_III_adresar.xlsx.

Tvorba nového zdroje dat

Při tvorbě nového zdroje dat můžete využít nástroje na kartě KORESPONDENCE. Vytvořte si nový prázdný dokument a dále postupujte takto:

  1. Vyberte typ hlavního dokumentu pomocí tlačítka Spustit hromadnou korespondence na kartě KORESPONDENCE (dopis, e-maily, obálky, štítky nebo adresář).
  2. Klikněte na tlačítko Vybrat příjemce a zvolte volbu Zadat nový seznam.
  3. Word zobrazí formulář, do kterého budete postupně zapisovat jednotlivé položky. Další položku vytvořte pomocí tlačítka Nová položka, tlačítko Odstranit položku použijte k vymazání položky ze seznamu.
  4. Po zapsání potřebných údajů klepněte na tlačítko OK. Zobrazí se standardní dialogové okno pro uložení souboru. Zvolte umístění (jako výchozí se nabídne složka Zdroje dat) a název zdroje dat a potvrďte.
  5. Ve tvorbě hlavního dokumentu pokračujte dále standardním způsobem.

Vytvořený datový zdroj se uloží v podobě databáze Accessu, která obsahuje jako seznam jedinou tabulku s názvem Office_Address_List. Seznam můžete dodatečně upravovat těmito kroky:

  1. Na kartě KORESPONDENCE klepněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na tlačítko Upravit seznam příjemců. Tím si otevřete okno se zobrazením seznamu.
  2. V seznamu ve spodní části s názvem Zdroj dat označte uloženou databázi a klepněte na tlačítko Upravit. V zobrazeném formuláři proveďte potřebné změny a okno uzavřete tlačítkem OK.
  3. K přidání nové položky klepněte na tlačítko Upravit a ve formuláři použijte tlačítko Nová položka. Tlačítkem Odstranit položku vymažete.
  4. Pro rychlé nalezení některé položky klepněte na tlačítko Najít. Do pole Najít zapište hledanou hodnotu, v rozevíracím seznamu Toto pole vyberte pole, ve kterém se bude hledání provádět. Pro hledání ve všech polích označte volbu Všechna pole.
  5. Po provedení potřebných úprav v seznamu klepněte na tlačítko OK.

Protože při úpravě seznamu zapisujete přímo do propojené databáze Accessu, všechny provedené změny jsou nevratné.

Úpravy v seznamu můžete bez omezení provádět pouze v tabulce Office_Address_List v databázi, vytvořené popsaným způsobem. Jestliže hlavní dokument hromadné korespondence propojíte s tabulkou vytvořenou přímo Accessem, může být provádění změn v seznamu omezeno.

Úprava ve struktuře seznamu

Ve vytvořeném zdroji dat jsou obsažena předvolená pole, jejichž názvy odpovídají standardním názvům polí při vkládání bloku adres. V řadě případů potřebujete strukturu seznamu upravit:

  1. Na kartě KORESPONDENCE klepněte na tlačítko Upravit seznam příjemců.
  2. V seznamu ve spodní části s názvem Zdroj dat označte uloženou databázi a klepněte na tlačítko Upravit.
  3. V dalším okně klepněte na tlačítko Vlastní nastavení sloupců. Tím si zobrazíte seznam polí ve vytvořeném seznamu.
  4. Tlačítkem Odstranit odeberte ze seznamu nepotřebné pole.
  5. Pro přidání nového pole klepněte na tlačítko Přidat, v dalším okně vyplňte název pole a potvrďte tlačítkem OK.
  6. Pro odstranění pole použijte tlačítko Odstranit.
  7. Pro přejmenování pole jej označte myší, klepněte na tlačítko Přejmenovat, vyplňte nový název a potvrďte.
  8. Změnu v pořadí polí proveďte pomocí tlačítek Nahoru a Dolů.
  9. Změnu ve struktuře seznamu potvrďte tlačítkem OK. Budete
Nahrávám...
Nahrávám...