dnes je 7.7.2022

Input:

Word 2013: Hromadná korespondence – 4. část

13.7.2015, , Zdroj: Verlag Dashöfer

V tomto článku se seznámíte s pokročilými nástroji hromadné korespondence – řazením a filtrací položek v seznamu. Tyto nástroje vám umožní podstatné rozšíření možností, které hromadná korespondence nabízí.

Pro příklady uváděné v této kapitole budete potřebovat databázi hromadna_korespondence_IV_adresar.mdb.

Řazení seznamu

Seřazení jednotlivých položek v seznamu můžete provést následujícím způsobem: klepněte na tlačítko Upravit seznam příjemců na kartě KORESPONDENCE ve skupině Spustit hromadnou korespondenci.

Tím zobrazíte dialogové okno Příjemci hromadné korespondence s přehledem položek v seznamu. Pro seřazení podle některého pole klepněte na nadpis tohoto pole; jedním klepnutím seřadíte položky vzestupně a druhým klepnutím sestupně.

Seřazení položek se zobrazí v dialogovém okně a při listování jednotlivými položkami seznamu pomocí tlačítek ve skupině Náhled výsledků na kartě KORESPONDENCE. Seřazení položek v seznamu se uloží s hlavním dokumentem a uplatní se při tisku nebo při sloučení do nového dokumentu.

Jestliže při sloučení na tiskárnu nebo do nového dokumentu vyznačíte rozsah slučovaných položek, slučované položky se vyberou vzhledem k nastavenému řazení.

Seřazení položek v seznamu pomocí dialogového okna umožňuje řadit až do tří úrovní. Použijte tento postup:

  1. Pomocí tlačítka Upravit seznam příjemců si zobrazte okno s přehledem položek.
  2. Klepněte na tlačítko Seřadit ve spodní části dialogového okna. Zobrazí se další okno s názvem Filtrovat a seřadit s otevřenou záložkou Řazení záznamů.
  3. V rozvíracím seznamu Seřadit podle vyberte název potřebného pole a vpravo od seznamu označte vzestupné nebo sestupné seřazení položek.
  4. Pro seřazení podle dalších polí ve druhé a třetí úrovni použijte stejným způsobem seznamy Potom podle.
  5. Pro odstranění nastaveného řazení použijte tlačítko Vymazat vše. Toto tlačítko odstraní také řazení, nastavené klepnutím na nadpis pole.
  6. Potvrďte tlačítkem OK.

Řazení v seznamu se liší podle toho, jestli byl datový zdroj vytvořen přímo Accessem, nebo ve Wordu pomocí hromadné korespondence. Databáze Accessu umožňuje odlišit textová, číselná a datová pole a seřazení položek je ve všech případech správné.

U seznamu vytvořeného ve Wordu pomocí hromadné korespondence je situace odlišná. Problém nastává např. při použití mezery jako oddělovače tisíců – seřazení číselných položek pak neprobíhá správně.

Pole typu Datum a čas se v hlavním dokumentu hromadné korespondence zobrazuje v americkém formátu, tj. „m/d/rrrr“, a to i tehdy, jestliže pracujete s českou verzí Office a českými Windows.

Filtrace položek v seznamu

Při použití rozsáhlého seznamu budete často potřebovat výběr pouze některých položek. K tomu můžete použít tři různé postupy:

  • označit potřebné položky přímo v přehledu,
  • v přehledu položek použít jednoduchou filtraci,
  • použít okno rozšířeného filtru.

Výběr položek se projeví v hlavním dokumentu. Uloží se s hlavním dokumentem a uplatní se také při tisku nebo při sloučení do nového dokumentu.

Jestliže při tisku nebo sloučení do nového dokumentu zadáte rozsah tištěných položek, tento rozsah se vybere z označených záznamů.

Označení položek v přehledu

Pro přímé označení položek v přehledu použijte tento postup:

  1. Zobrazte přehled položek klepnutím na tlačítko
Nahrávám...
Nahrávám...