dnes je 7.7.2022

Input:

Access 2013: Filtrace a řazení v dotazech

21.10.2015, , Zdroj: Verlag Dashöfer

V této kapitole se seznámíte s řazením a filtrací ve výběrových dotazech.

Pro cvičení příkladů z tohoto článku budete potřebovat databázi Access2013_DotazyFiltrace_I.accdb.

Řazení záznamů

Pro seřazení záznamů, zobrazovaných dotazem, použijte řádek Řadit, který je v návrhu dotazu umístěn jako třetí shora. Po klepnutí do tohoto řádku ve zvoleném poli se zobrazí nabídka, ze které vyberte vzestupné nebo sestupné řazení. Volbou neřadit řazení v poli zrušíte.

Řazení záznamů můžete provést podle několika polí. Platí přitom pravidlo, že seřazení se provádí zleva doprava: záznamy se nejprve seřadí podle pole umístěného více vlevo a teprve potom podle pole umístěného více vpravo. Pole, podle kterých se řazení neprovádí, můžete umístit kdekoliv.

Výběr prvých záznamů

S řazením záznamů souvisí výběr největších nebo nejmenších hodnot ve zvoleném poli. Postupujte takto:

  1. Záznamy seřaďte podle zvoleného pole sestupně (při výběru nejmenších nebo nejstarších hodnot) nebo vzestupně (při výběru největších nebo nejnovějších hodnot).
  2. Na kartě NÁVRH ve skupině Nastavení dotazu klepněte do pole s názvem Vrátit (standardně obsahuje volbu vše).
  3. Zapište počet záznamů, který chcete zobrazit. Můžete použít také údaj v procentech.
  4. Potvrďte klávesou Enter.

Výsledkem je zobrazení pouze zadaného počtu nebo podílu záznamů, a to počítáno od prvého záznamu. Pro zobrazení všech záznamů klepněte na šipku v poli Vrátit a vyberte volbu vše.

Výběr nejvyšších nebo nejmenších hodnot můžete také kombinovat s filtrací. V takovémto případě se v dotazu nejprve vyberou záznamy, odpovídající zadanému filtru, a z nich se zobrazí zadaný počet.

Tento způsob výběru poněkud připomíná volbu Prvních 10, používanou v automatickém filtru v Excelu. Access však není schopen vybírat nejmenší nebo největší hodnoty, nýbrž pouze oddělit zadaný počet záznamů počínaje prvním a ty zobrazit. Proto pole Vrátit můžete použít pouze ve spojení se správným řazením.

Nastavení filtru u jednoho pole

Jednoduchou filtraci podle jednoho pole zadejte v dotazu takto:

  1. Ve sloupci zobrazujícím zvolené pole klepněte do řádku Kritéria.
  2. Na hlavním panelu klepněte na kartě NÁVRH ve skupině Nastavení dotazu na tlačítko Tvůrce s obrázkem kouzelné hůlky.
  3. V okně tvůrce výrazů sestavte potřebný výraz, např. „100“, „<=1000“ atd. a potvrďte tlačítkem OK.
  4. Tento výraz můžete také zapsat přímo z klávesnice.
  5. Klepněte do jiného řádku nebo pole, aby Access zkontroloval správnost zápisu.

Po dokončení zápisu podmínky pro filtraci Access může výraz automaticky upravit, např. u textových polí přidá uvozovky, u datových polí upraví zápis datové hodnoty.

Při tvorbě filtračních výrazů můžete použít také operátor Not, který znamená opak zapsané podmínky. Access připouští také spojování více výrazů u jednoho pole. Pro spojení použijte operátory And (zobrazí se záznamy, které vyhovují oběma podmínkám) nebo Or (zobrazí se záznamy, které vyhovují alespoň jedné podmínce). Uvedené operátory zapište do filtračního výrazu z klávesnice nebo je vložte pomocí voleb v okně tvůrce výrazů po kliknutí na text Operátory ve sloupci Prvky výrazu.

 

Při použití tvůrce výrazů se do vytvářeného výrazu někdy vloží text „«Výraz»“. Tento text musíte odstranit: klepněte doprostřed textu (tím jej celý označíte) a vymažte jej klávesou Enter.

Kromě běžné filtrace podle textových, číselných, měnových nebo datových polí Access nabízí ještě tyto možnosti:

  • Pro filtraci nevyplněných hodnot použijte
Nahrávám...
Nahrávám...