Málokterá přijatá zpráva nevyžaduje odpověď. Každého asi napadne na zprávu odpovědět tak, že založíte novou a odešlete ji. To je samozřejmě možné, ale ne příliš vhodné, a to rovnou z několika důvodů.
Prvním důvodem je přehlednost. Tím, že založíte novou zprávu, mnohdy s jiným předmětem, uvedete příjemce takové odpovědi do zmatku. Obdrží sice odpověď na svůj e-mail, ale na první pohled nemusí vůbec poznat, že se jedná o odpověď. Pokud obdrží denně několik desítek e-mailů, může se snadno stát, že taková odpověď v tomto množství zanikne.
Druhým důvodem je pracnost takového odpovídání. Musíte založit nový e-mail, vložit adresu jeho příjemce, napsat předmět a odpověď.
Třetím důvodem je historie komunikace. Pokud založíte novou zprávu, nebude v ní text e-mailu, na který reagujete. To je zásadní chyba. Z vlastní zkušenosti vím, že pokud někdo odpoví na e-mail takovým způsobem, těžko mohu určit, na co dotyčný vlastně odpovídá. Pamatovat si, co jste komu psali, pokud denně odesíláte desítku e-mailů, je opravdu nad lidské síly.
Proto existuje tlačítko Odpovědět. Jeho funkce je jednoduchá. Pokud jej použijete, založí nový e-mail, do jehož předmětu přidá výraz Re: a v jehož těle ponechá původní zprávu, na kterou odpovídáte. Přednostně také vyplní do příjemce adresu odesílatele zprávy, na kterou reagujete.
Pro odpověď stačí mít označenou zprávu, na kterou odpovídáte, a kliknout na kartě DOMŮ ve skupině Odpovědět na tlačítko Odpovědět.Přímo v podookně pro čtení se začne vytvářet odpověď.
Text původní zprávy je oddělen čarou a kurzor je připraven pro zadávání nové zprávy právě nad tímto textem. Běžné nástroje potřebné k vytváření zprávy jsou dostupné na kartě…
